Kuvunja majukumu makubwa katika vipande vidogo

Kuna ukweli wa ulimwengu wote katika shughuli ambao watu wengi wanajifunza kwa njia ngumu: kazi unayoahirisha leo inakuwa mgogoro unaoushughulikia kesho. Nimeshuhudia muundo huu ukijirudia katika tasnia mbalimbali, kutoka stoo za duka hadi hifadhi za rekodi za matibabu. Suluhisho si kufanya kazi kwa bidii zaidi. Ni kufanya kazi kwa busara zaidi kupitia kupanga ratiba, kugawanya, na uthabiti usio na huruma.

Kupanga si kuhusu tija tu. Ni kuhusu kuzuia kushtuliwa. Unapogawanya kazi kubwa kuwa vipande vilivyopangwa, unabadilisha miradi inayozidi kuwa ya kawaida kuwa taratibu zinazoweza kudhibitiwa, na unapata kitu cha thamani kubwa: uwezo wa kukusanya taarifa za kiakili njiani.

Somo la GameStop: Hesabu ya Mali kama Mfumo

Wakati wangu katika GameStop, nilijifunza kuwa usimamizi wa mali haukuwa kuhusu kuhesabu. Ulikuwa kuhusu kuhesabu kwa ratiba. Makao makuu yalituma orodha za kila wiki zenye hesabu maalum kwa kila duka. Hii haikuwa ya hiari. Ndiyo jinsi msururu mzima wa ugavi ulivyofanya kazi. Hesabu hizo za ratiba ziliambia makao makuu hasa kiasi gani cha kila bidhaa kutuma na wakati gani.

Mfumo ulikuwa bora: hesabu ndogo, zilizopangwa kwa mzunguko. Kila siku, sehemu ilipata umakini. Kila wiki, makundi yenye upotevu mkubwa yalipata uchunguzi wa ziada. Kufikia wakati wa hesabu ya kila mwaka, ilikuwa taratibu tu, si zoezi la dharura. Data ilikuwa tayari safi kwa sababu tulikuwa tukiidumisha mwaka mzima.

Maduka madogo huru ya rejareja hayana miundombinu hii. Bila makao makuu kualuru ratiba za kuhesabu za kila wiki, wanabaki na vikao vya marathoni vya kila mwezi au mwaka: matukio ya kuchosha ya wafanyakazi wote ambapo wafanyakazi wenye msongo wanakosa tofauti kwa sababu wamechoka na wanaharakisha. Tofauti haiwezi kuwa kubwa zaidi.

Lakini hiki ndicho watu wengi wanakikosa: thamani halisi haikuwa tu kuepuka vikao vya marathoni. Ilikuwa taarifa za kiakili za data ambazo kupanga kwa uthabiti kulitoa.

Unapohesabu sehemu zile zile kwa mzunguko wa kawaida, unaanza kutambua muundo. Unaweza kufanya tafiti za muda na mwendo kuhusu uwekaji wa bidhaa. Unaona bidhaa gani zinasonga haraka, gani zinakusanya vumbi, na gani zinapotea kwa siri. Unapata taarifa za kiakili za kufanya maamuzi kuhusu kuondoa bidhaa kabla ya kuwa maafa ya kupunguza bei.

"Usimamizi wa mali wa kuitikia unakuambia kilichotokea. Usimamizi wa mali wa ratiba unakuambia kinachotokea, na kinachokaribia kutokea."

Janga la Usimamizi wa Nyaraka

Miaka kadhaa mapema, nilijikuta katika tasnia tofauti kabisa nikikabiliana na tatizo lile lile hasa, lakini kwa hatari kubwa zaidi.

Ningeenda ofisi ya daktari kwa mashauriano ya usimamizi wa rekodi na kupata mandhari ile ile ikirudia: chumba kizima, wakati mwingine dari isiyojulikana au kabati iliyobadilishwa, yenye rafu zilizorundikana kutoka sakafu hadi dari. Rekodi za watu wazima zimechanganyika na rekodi za watoto. Faili zingine zenye ratiba za kuhifadhi kwa maisha yote. Miongo ya karatasi iliyokusanyika kwa sababu "tutashughulikia baadaye."

Baadaye ilikuwa imefika, na ilikuja na bei.

Kusafisha na kuhifadhi kidijitali mlundikano kama huo? Dola milioni 1.2. Wakati mwingine zaidi. Gharama haikuwa skana tu. Ilikuwa kazi ya kupanga, utaalamu wa kutumia ratiba za kuhifadhi kwa usahihi, ukaguzi wa kisheria kuhakikisha uzingatiaji. Tatizo ambalo lingeweza kuzuiwa kwa juhudi ya kila mwezi thabiti sasa lilihitaji matumizi ya mtaji ambayo mazoezi mengi hayaweza kumudu.

Hesabu Inayobadilisha Kila Kitu

Hiki ndicho ningeelezea kwa wasimamizi wa ofisi waliozidiwa: mbinu si kupata dola milioni 1.2. Mbinu ni kutohitaji kamwe tangu mwanzo.

Skana ya mwezi hadi mwezi kama gharama ya uendeshaji inabadilisha kila kitu:

• Ni ada ya huduma, si matumizi ya mtaji
• Ni inayokatwa kodi kama gharama ya kawaida ya biashara
• Ni inayotabirika: unaweza kuibajeti
• Ina uwezo wa kupanuka na kiasi chako halisi cha nyaraka
• Inazuia mlundikano kwa kutoundwa kamwe

Zoezi linaloskana nyaraka zinapobuniwa, au ndani ya siku 30 za kupokelewa, linaweza kutumia $500-2,000 kwa mwezi kulingana na kiasi. Kwa miaka kumi, hiyo ni $60,000-240,000. Kubwa, ndiyo. Lakini linganisha hiyo na kurekebisha dharura kwa dola milioni 1.2, pamoja na gharama ya fursa ya muda wa wafanyakazi, pamoja na hatari ya uzingatiaji ya rekodi zilizosimamia vibaya.

Mbinu ya ratiba inashinda kila wakati. Si hata karibu.

Mkakati wa Kufuatana

Kwa kweli, wateja wengi niliofanya nao kazi walikuwa tayari nyuma. Mlundikano ulikuwepo. Kwa hivyo tulipaswa kuwa wabunifu na mikakati ya kufuatana:

• Kipaumbele kwa hatari: Anza na rekodi zilizo karibu na kuisha kwa kuhifadhi au zenye hatari kubwa zaidi ya uzingatiaji
• Gawanya kwa vipindi vya tarehe: Shughulikia mwaka mmoja kwa wakati, kuanzia na za zamani zaidi zinazofaa kuharibiwa
• Usindikaji wa sambamba: Skana mbele (nyaraka mpya) huku ukisafisha nyuma (rekodi zilizoisha)
• Bajeti ya awamu: Sambaza kufuatana kwa miaka 2-3 ya fedha kudhibiti mtiririko wa pesa

Tulikuwa wabunifu. Tulilazimishwa kuwa hivyo. Lakini hii ndio ukweli usio na faraja: ubunifu wowote hauwezi kubeba mzigo kamili wa aina hiyo ya gharama iliyokusanyika. Mazoezi mengine hayaweza kupona. Yalishtulizwa na tatizo lililokua kwa kimya kwa miaka hadi likawa haliwezi kushindwa.

Yale yaliyonusurika? Yalijitolea kwa nidhamu ya kila mwezi kuendelea, hata wakati wa kuchimba kutoka mlundikano. Yalijifunza somo.

Kanuni ya Ulimwengu Wote

Ikiwa ni mali ya duka la rejareja, rekodi za matibabu, au kazi yoyote ya uendeshaji katika biashara yako, kanuni inashikilia:

Hii inatumika kwa kila kitu: ukaguzi wa msimbo, ufuatiliaji wa wateja, matengenezo ya vifaa, ukaguzi wa wafanyakazi, upatanisho wa kifedha. Kazi ambayo ni "ndogo sana kujali leo" ni hasa kazi inayokuwa "kubwa sana kushughulikia" kesho.

Zaidi ya Biashara: Hii ni Muundo wa Maisha

Hiki ndicho nimegundua: ukisha ndanisha muundo huu katika eneo moja, unaanza kuuona kila mahali. Kanuni ile ile ya kugawanya inayofanya kazi kwa mali na usimamizi wa rekodi inatumika kwa kila eneo la maisha yako.

• Afya: Matembezi ya kila siku yanashinda marathoni za mazoezi ya kila mwezi. Ukaguzi wa kawaida unazuia ziara za dharura hospitalini. Kuandaa milo kwa uthabiti kunaondoa maamuzi ya kuitikia ya chakula cha haraka.
• Kusafisha nyumba: Dakika kumi na tano kwa siku zinaweka nyumba katika hali inayodhibitika. Kusubiri "siku ya kusafisha" kunaunda mradi unaolemea ambao hauwezi kufanywa vizuri kamwe.
• Kuosha nguo: Mzigo mmoja kila siku moja au mbili unazuia mlima. Marathoni za kuosha za wikendi zinatumia siku nzima na bado zinakuacha nyuma.
• Barua pepe: Kusindika katika vitalu vilivyopangwa kunashinda mpira wa kupiga wa kuitikia wa kuangalia kila wakati.
• Uhusiano: Mazungumzo mafupi ya kawaida yanadumisha uhusiano. Kusubiri hadi "tunahitaji kuzungumza" kunaashiria tatizo tayari limekua sana.

Hapa kuna ufahamu wa kina zaidi: unapojenga muundo mzuri wa tabia katika eneo moja, utapata miingiliano ile ile inafaa kila modeli ya kitu na sehemu zake za huduma zilizounganishwa katika maeneo mengi. Muundo wa kiakili unahamishwa. Nidhamu inahamishwa. Hujifunzi mifumo mia tofauti. Unatumia mfumo mmoja kwa njia mia tofauti.

Mtu anayebobea hesabu za mali zilizopangwa atatumia kiasili mawazo yale yale kwa afya yake, nyumba yake, fedha zake, uhusiano wake. Inakuwa njia ya kuona ulimwengu: lenzi inayotambua matatizo yanayokusanyika kabla hayajawa migogoro.

Gawio la Data

Ninarudi kwenye hili kwa sababu ni faida iliyofichwa ambayo watu wengi wanakosa: kugawanya kwa ratiba kunazalisha taarifa za kiakili.

Katika GameStop, mizunguko ya kawaida ya mali ilifunua bidhaa gani zilikuwa zikiibwa, gani zilikuwa zikiharibika, na gani zilikuwa tu mahali pabaya. Taarifa hizo za kiakili zilisaidia kila kitu kutoka mpangilio wa duka hadi maamuzi ya ununuzi.

Katika usimamizi wa nyaraka, skana ya kila mwezi ilifunua muundo katika aina za nyaraka, ilisaidia kutambua kutofanya kazi kwa michakato, na ilitoa data kwa maamuzi ya wafanyakazi. Mazoezi yaliyoskana kwa uthabiti yangeweza kukuambia hasa chati ngapi za wagonjwa yalisindika kwa mwezi na kutabiri mahitaji ya uhifadhi miaka kadhaa mbele.

Unapokuwa unaitikia kila wakati, huna muda wa kuchambua kamwe. Kazi iliyopangwa inaunda nafasi ya kufikiri kimkakati.

Utekelezaji wa Vitendo

Ikiwa unatazama kazi ambayo imekua zaidi ya kustarehe, hivi ndivyo unavyoanza:

• Kubali mlundikano kwa uaminifu. Usijifanye ni mdogo kuliko ulivyo.
• Tenganisha "kufuatana" na "kuendelea." Hizi ni miradi miwili tofauti yenye bajeti tofauti.
• Anza kuendelea mara moja. Usisubiri hadi umefuatana. Siku hiyo inaweza kutokuja kamwe.
• Gawanya kufuatana katika sprinti zilizopangwa. Saa moja kwa siku inashinda masaa nane kwa mwezi.
• Fuatilia maendeleo yako kwa uwazi. Kinachopimwa kinadhibitiwa.
• Sherehekea hatua muhimu. Kupunguza mlundikano ni kazi ngumu inayostahili kutambuliwa.

Mstari wa Chini

Vikao vya marathoni vinahisi kuwa na tija. Kuna kitu kinachoridhisha kuhusu juhudi ya kishujaa ya wafanyakazi wote inayoshinda mlundikano. Lakini kuridhika huko ni mtego. Kunatunza tabia ile ile, matengenezo yaliyoahirishwa, iliyounda mgogoro hapo kwanza.

Ukweli usio wa kusisimua ni kwamba kazi thabiti, iliyopangwa, ya vipande vidogo inazuia matatizo ambayo ubunifu na bidii haziwezi kutatua baada ya ukweli. Inakuzuia kushtuliwa. Inabadilisha gharama za uendeshaji kuwa faida za ushindani. Na inazalisha taarifa za kiakili unazohitaji kufanya maamuzi bora.

Usisubiri simu ya kuamsha ya dola milioni 1.2. Anza kugawanya leo.

Unahitaji Msaada na Mkakati wa Uendeshaji?

Ninasaidia biashara kubuni mifumo inayozuia deni la uendeshaji kukusanyika. Tuzungumze kuhusu changamoto zako za kupanga ratiba.

Wasiliana →

Shiriki makala hii